Studie Fraunhofer IAO

Studie des Fraunhofer IAO (HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013)
1) Aktuelle Forschung – Experiment des Fraunhofer IAO
Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation hat im November 2012 eine wissenschaftliche Untersuchung zum Thema „Virtuelle Teams – Kollaboration auf Distanz mit und ohne Video im Vergleich“ vorgelegt.
In einer experimentellen Untersuchung gingen JOSEPHINE HOFMANN, THOMAS KLEIN und ACHIM GÖLZ der Frage nach, „welche Rolle Video- und Webkonferenzen“ haben im Vergleich mit „zur Zeit gängigen Kombinationen von Telefonkonferenzen und E-Mail“ bei Kollaborationen in verteilten Teams (vgl. HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S.7). Entsprechend wurden Gruppenaufgaben entwickelt die die Testgruppen zu bearbeiten hatten. Zum einen mit Video- und Webkonferenz-technik und zum anderen unter Einsatz von Telefonkonferenzen und E-Mail. Konkret untersucht wurde der Mehrwert synchroner Kommunikation mittels Bildkanal und gemeinsamer Dokumentenbearbeitung .
1.1) Vergleichsgruppen
Die Beobachtungsstudie wurde in zwei Vergleichsgruppen mit ausgewählten Teilnehmern durch-geführt. Es ging darum gemeinsam Lösungen für die gestellten Aufgaben zu finden. Für jede Studie wurden die Versuchsteilnehmer in zwei Gruppen aufgeteilt und sollten jeweils konventionell mit Telefon und E-Mail bzw. alternativ unter Verwendung der „integrierten Kommunikationsplattform“ (vgl. HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S. 11) arbeiten. In den Arbeitsgruppen wurden verschiedene Rollen zugewiesen.
„Das erste Spielszenario hatte das Thema Gesundheitsmanagement“. Es wurden unterschiedliche Charaktere definiert und die Aufgabe bestand darin, mit 10.000 Euro ein Programm zur Förderung der Gesundheit der Mitarbeiter aufzulegen (vgl. HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S11).
Im zweiten Szenario ging es um „Büroplanung“. Die Gruppe wurde unterteilt in Befürworter von festen Einzelbüros, „wohingegen die andere Seite die Räume optional ausnutzen wollte“ (vgl. HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S. 11). Für 11 Kollegen und 13 wissenschaftliche Mitarbeiter sollte der Büroplan entwickelt, begründet und vermittelt werden.
1.2) Versuchsdurchführung
Die Studie fand an drei Tagen statt und die Gruppen wurden so gebildet, dass es möglichst realitätsnahen Größenordnungen entsprach. Insgesamt wurden sechs Versuchsgruppen gebildet. Zu Beginn gab es eine technische Einführung in die verfügbaren Softwares: Office, MindManager, Internet, E-Mail und Webkonferenz. Die Gruppen wurden auf zwei identisch ausgestattete Arbeitsräume aufgeteilt. Den Teilnehmern war selbst überlassen, welche Technik sie zur Lösung der Aufgaben einsetzten wollten. Die Teams hatten eine Stunde Zeit sich über die technischen Details zu einigen bzw. zwischen Telefonkonferenz und Videokonferenz zu wählen. Im weiteren Verlauf wurden die Varianten dann getauscht, so dass beide Kommunikationsmethoden genutzt wurden. Nach den Versuchseinheiten wurden „Kurzfragebögen“ ausgefüllt und eine Abschlussdiskussion durchgeführt. Es ging um die Wahrnehmung der Probanden hinsichtlich der eingesetzten Kommunikationstechnik und insbesondere um die Frage, für wie wichtig Bildkommunikation angesehen wurde (vgl. HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S 12).
1.3) Fragebogenanalyse und Beobachtung
Jede Versuchseinheit wurde mit einem Fragebogen, der anonym ausgefüllt wurde, abgeschlossen. Die Fragebögen umfassten 21 Multiple-Choice-Fragen und drei zusätzlichen Feldern, um die Einheiten bewerten zu können. Abgefragt wurden darin:

  • Soziodemografische Daten: Alter, Geschlecht, Arbeitserfahrung
  • Vorerfahrungen: soziale Netzwerke, Office Produkte, integrierte Kommunikationsplattformen
  • Integrierte Kommunikationsplattform verglichen mit herkömmlichen Kommunikationsmitteln: Leistungsfähigkeit, Produktivität, Arbeitsatmosphäre bei der Teamarbeit

Es ging darum, zu analysieren, ob die integrierte Plattform dazu beiträgt „bessere und schnellere Leistungen“ zu erbringen. Die insgesamt 47 bearbeiteten Fragebögen wurden in einfachen Häufigkeitsauszählungen und Sonderauswertungen mit Kreuztabellen ausgewertet (vgl. HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S. 13).
Die Versuchsgruppen wurden zusätzlich zu den Fragebögen auch mittels teilnehmender Beobachtung analysiert. Die Versuchsleiter notierten dabei „wichtige Vorkommnisse und Wortlaute“ und die Einschätzungen der Teilnehmer bezüglich der „beiden Kommunikations-methoden“. Dabei ging es um zwei Punkte:

  • Bedienverhalten
  • Gruppendynamik

Konkret festgestellt werden sollte, wie die Teilnehmer miteinander zusammenarbeiten:

  • arbeitsteilig / gemeinschaftlich
  • Rollenverteilung: Moderator, Technikbediener, …
  • was die Gruppendiskussion steuert
  • wer diskutiert mit
  • welche Themen werden besprochen

Rahmendaten zu den Versuchsteilnehmern (vgl. HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S. 15):

  • n = 47
  • 26 Frauen und 21 Männer
  • alle Teilnehmer waren Studierende, „die sich mehrheitlich davor nicht kannten“
  • Altersverteilung: 85,1% zwischen 21 und 30, 8,5% unter 20 Jahren und 6,4% über 30 Jahre
  • 83% der Teilnehmer hatten bereits „Arbeitserfahrung in einem betrieblichen Umfeld“, 17% hatten noch keine Arbeitserfahrung

Als Ergebnis der Fragebogenauswertung wurde insbesondere festgestellt, dass 89,4% der Probanden in sozialen Netzwerken aktiv sind. 78,7% fühlen sich vertraut mit den Standard-funktionen der Office-Software-Produkte. 51,1% der Teilnehmer nutzen gelegentlich integrierte Kommunikationsplattformen und 17% nutzen diese sogar häufig. Als soziale Netzwerke wurden vor allem Facebook, Twitter und Studi.VZ genannt. Immerhin 8,5% der teilnehmenden Probanden hatten noch nie integrierte Kommunikationssysteme mit Videokanal und gemeinsamer Dokumentenbearbeitung genutzt.
1.4) Auswertung der Fragebögen
Wie wurden die funktionalen Merkmale und die Wirkungen der integrierten Kommunikations-plattform bewertet (vgl. HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S. 16)?
81% der Teilnehmer stimmten folgender Aussage zu: „Bei fehlendem visuellen Kontakt, also bei ausschließlicher Nutzung von Telefon und Email, rückt arbeitsteiliges anstatt gemeinschaftliches Vorgehen stärker in den Mittelpunkt.“ 19% der Teilnehmer stimmten dieser Aussage nicht zu.
70,2% finden, dass integrierte Diskussionsplattformen förderlich für die „Diskussionsfreude“ sind. 29,8% fanden das nicht oder konnten sich keine Meinung bilden. Die „Offenheit“ in der Diskussion fanden 59,6% durch den Einsatz eines integrierten Systems gefördert, 34% fanden das nicht und 6,4% konnten dazu nichts sagen.
Bei der Unterscheidung zwischen Männern und Frauen kam heraus, dass 71,4% der Männer die Diskussion in einem Setting mit integrierter Kommunikationsplattform leichter möglich fanden. Bei Frauen waren es hingegen über 20% weniger. Bei der „Diskussionsfreude“ betrug der Unterschied der Zustimmung rund 11 Punkte: Männer stimmten dem mit 76,2% zu, Frauen mit 65,4%.
Bei der Frage nach der Qualität der Arbeitsergebnisse sagten 43,5% der Teilnehmer, dass die Nutzung von Telefon und E-Mail bessere Ergebnisse erzielt, 56,5% hingegen sagten, dass die Qualität der Arbeit bei Nutzung integrierter Kommunikationsplattformen besser ist.
Konkret gefragt wurden die Probanden auch, wie sie einschätzen würden, ob sich die genutzte integrierte Kommunikationsplattform positiv auf die Produktivität längerer Meetings auswirkt. 78,7% stimmten dem zu (90,5% bei den Männern, 69,2% bei den Frauen). Die Untersuchenden merken an, dass „überdurchschnittlich oft Männer die Diskussion moderiert bzw. die Technik kontrolliert haben“. Als Gründe für positive Produktivitätsfaktoren wurden folgende Punkte genannt:

  • Arbeitsfortschritte gemeinsam vor Augen (85%)
  • Einfacherer Kontakt zueinander (55%)
  • Moderation in integrierten Plattformen ist einfacher (55%)

Festgestellt wurden von den Beteiligten weiterhin, dass die Teilnahme an der Diskussion einfacher sei, wenn integrierte Systeme eingesetzt werden, was entsprechend dazu führte, dass weniger Zweiergespräche entstanden. „Das fördert das Gruppengefühl und Vertrauen für die Basis, auf der man gemeinschaftlich handeln kann“ (vgl. HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S. 19).
Die Team-Atmosphäre wurde im Vergleich zwischen integrierter Plattform und der Kombination Telefon/Email als besser bewertet, wenn eine integrierte „Teamplattform“ eingesetzt wurde (73,9%). Entsprechend bestätigten ebenfalls 73,9% die Einschätzung, das Konsensentscheidungen leichter zu erzielen sind (vgl. HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S. 20).
1.5) Ergebnisse aus der teilnehmenden Beobachtung
Die teilnehmende Beobachtung trug weitere Ergebnisse zur Studie über virtuelle Teams bei. Konkret beobachtet wurden die Gruppendynamik zwischen den Teilnehmern und die Funktionalität der Kommunikationsmethoden. Dabei stellten die Beobachter fest, dass die Findungsphase nicht immer gleich zu Beginn der Gruppenarbeit geklärt werden konnte und, dass die Person, die die Technik bediente häufig auch Moderator war. Bei Einsatz integrierter Systeme hatten die Beteiligten das Gefühl „nicht alleine zu sein“ und „nahmen sich durch die Bildkommunikation als Team wahr“. Zwei Statements heben die Untersuchenden hervor:

  • „Ich habe mich überrumpelt gefühlt. Video hätte hier geholfen“ (Proband unter dem Eindruck der Arbeit ohne Videounterstützung)
  • „Mit Video fühlt man sich besser eingegliedert“ (Gruppenarbeit mit Videokanal)

Bei der Gruppenarbeit mit der Telefon/E-Mail-Kombination fiel auf, dass sich die Gruppenmit-glieder „schneller ins Wort gefallen sind“ (vgl. HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S. 21). Allerdings wurde auch festgestellt, dass die Kommunikation per Telefon „disziplinieren kann“ und besser strukturierte Diskussionen hervorruft. Allerdings wurden Arbeitssituationen, bei Gruppen ohne Bildkanal, als mit größeren „Unsicherheiten“ beschrieben. Die Teilnehmer waren sich dann nicht im Klaren, ob die anderen schon mit der Arbeit angefangen hatten. Beobachtet wurde in diesem Zusammenhang auch die Tatsache, dass Situationen mit eingeschränkter „Synchronität“ häufiger Arbeitsteilig gearbeitet wurde. Ergebnis: Schnellere Fertigstellung aber „nicht unbedingt bessere“ Ergebnisse (vgl. HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S. 22). Unterstützt wird diese Beobachtung von der Einschätzung einiger Teilnehmer, „nicht immer mitbestimmen zu können“.
Bei der Gruppenarbeit mit Telefon und E-Mail wurden die Dokumente per E-Mail ausgetauscht. Die E-Mails übernahmen entsprechend die sogenannte „Sharing-Funktion“. Die Dokumente wurden zwischen den Teilnehmern „oft hin und her geschickt“, was dazu führte, dass teilweise die Übersicht darüber verloren ging, welches Dokument den aktuellen Stand beinhaltete. Es kam darüber hinaus auch vor, dass falsche Dokumente verschickt wurden (vgl. HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S. 23).
Bei integrierten Systemen wurde die Videofunktion hinsichtlich Größe und Detailgenauigkeit kontrovers diskutiert. Die Funktionalität gemeinsam Dokumente bearbeiten zu können, wurde in der Reflexion „als wichtigste Funktion“ beschrieben. „Die Verwendung der Sharing-Funktion erleichterte das gemeinsame Diskutieren“, wurde von den Teilnehmern positiv bewertet und führte nach Einschätzung der Beobachter „schneller zum Erfolg“. Häufig wurde auch die Chat-Funktion verwendet (vgl. HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S. 23).
1.6) Fazit der Autoren der Fraunhofer-Studie
Alles in allem bewertet die Studie den Einsatz integrierter Kommunikationsplattformen als „gute Alternative“ zu E-Mail und Telefon.
„Die Teilnehmer benutzten im Vorhinein nur eher gelegentlich Kommunikationsplattformen, dennoch sind sie gut mit dem Programm zurecht gekommen. Die wesentlichen Funktionen haben die Teilnehmer schnell verstanden und konnten sie gleich sinnvoll zur Ergebnisfindung einsetzen. Als wichtigste Funktion wurden das Desktop-Conferencing und vor allem die Sharing-Funktion gesehen. Die Freigabe von Dokumenten für die anderen Konferenzteilnehmer war für die meisten Teilnehmer eine neue Arbeitsweise und wurde für die Durchführung der Versuche sehr positiv empfunden“ (HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S. 24)
Die Autoren der Studie heben außerdem noch mal hervor, dass sich integrierte Systeme positiv auf Kommunikation und Interaktion auswirken. Die Möglichkeit die Erarbeitung gemeinsamer Ergebnisse „visuell nachvollziehen und mitverfolgen zu können“ ermöglicht eine einfachere „Gesprächsorganisation“. Entsprechend wird an dieser Stelle auch noch positiv bewertet, dass bei Nutzung des Videokanals auch ein Eindruck der Körpersprache der Teilnehmer zu erhalten sei und die Mitglieder der Arbeitsgruppen besser mitbestimmen können. Integrierte Plattformen stärken demnach das Teamgefühl und es entsteht schneller Vertrauen (vgl. HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S. 24).
Bisherige Schwächen integrierter Plattformen sehen die HOFMANN/KLEIN/GÖLZ als behoben an. Beispielsweise ist die Verknüpfung mit Office-Programmen ebenso verbessert worden, wie Systemstabilität und die Möglichkeit vom eigenen PC aus an Webkonferenzen teilzunehmen. Ebenso bezeichnen sie die Audio- und Videoqualität als vergleichbar „mit größeren Systemen “ (vgl. HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S. 25) und führen positive Eigenschaften von Webkonferenzen auf (vgl. HOFMANN/KLEIN/GÖLZ, 2013, S.26):

  • einfacher zu moderieren
  • Teilnehmer können sich besser einbringen
  • Teilnehmer können sich nicht so leicht zurückziehen
  • Videokanal wirkt disziplinierend
  • Effizienz bei der Bearbeitung gemeinsamer Dokumente

Abschließend weisen HOFMANN/KLEIN/GÖLZ auf die Möglichkeit von „leichten Signalver-zögerungen“ hin, die mit etwas größeren Sprechpausen kompensiert werden können. Auch die Aktualisierung gemeinsamer Dokumente kann mit „einem kleinen Zeitverzug“ im Bildschirm-aufbau erfolgen.
Außerdem empfehlen die Autoren, eine „visuell befriedigende“ Abbildung herzustellen und sich entsprechend Gedanken um „adäquate“ Beleuchtung von Personen und Hintergründen zu machen. Moderatorin oder Moderator sollten beachten, dass durch den Kamerablickwinkel manche Personen im Bild besser zu sehen sind und manche Personen in den Hintergrund gerückt werden. Die Teammitglieder, die nicht im Fokus des Videobildes stehen, müssen entsprechend angesprochen werden. Allen Teilnehmern an Webkonferenzen empfehlen Josephine HOFMANN, THOMAS KLEIN UND ACHIM GÖLZ, sich ein „Mindestmaß an Medien- bzw. Inszenierungs-kompetenz“ zu erarbeiten, um erfolgreich in virtuellen Teams mitarbeiten zu können.
Zusammenfassung: Dirk Bei der Kellen, Gauß-IT-Zentrum
Quelle: HOFMANN, H./ KLEIN, T. / GÖLZ, A.: Virtuelle Teams – Kollaboration auf Distanz mit und ohne Video im Vergleich. Stuttgart: Fraunhofer Verlag. 2013