Version 1.02 vom 03.02.2017
Beschreibung
Das Gauß-IT-Zentrum betreibt den zentralen Groupware- und E-Mail-Dienst für die TU Braunschweig. Für jede Benutzerkennung wird automatisch eine E-Mail-Adresse eingerichtet. Darüber hinaus können auf Antrag E-Mail-Adressen eingerichtet werden. Der Dienst gliedert sich in diese Kernbereiche:
- eingehende E-Mail
- ausgehende E-Mail
- E-Mail-Konten
- E-Mail-Alias (E-Mail-Adressen ohne eigenständiges E-Mail-Konto)
- E-Mail-Verteiler / -Listen
- Groupware (Kalender, Aufgaben, Notizen und Adressbücher)
Der zentrale Groupware- und E-Mail -Dienst ist über den Hostname „groupware.tu-braunschweig.de“ erreichbar. Über diesen Server können sowohl E‑Mails abgerufen werden (über die Protokolle IMAP/S oder POP3/S), ein webbasierter Zugang genutzt, wie auch E‑Mails versandt werden. Alle Funktionen benötigen eine Authentifizierung und können auch von außerhalb des TUBSNET genutzt werden.
Der E-Mail-Eingang bedient die E‑Mail-Domäne „tu-braunschweig.de“, leitet E‑Mails an die Empfänger weiter und umfasst Abwehrmaßnahmen gegen Viren und Spam inklusive der Speicherung in einem Quarantänebereich.
Ausgehende E-Mail durchläuft einen Virenfilter.
Eingehende E-Mail wird in einem Postfach (E-Mail-Konto) gespeichert. Der Zugriff ist über eigene E-Mail-Clients (Protokolle IMAP/S oder POP3/S) und über ein Webmail-Interface möglich. Die E‑Mail-Konten werden täglich gesichert.
E-Mail-Aliase können an Institute und Einrichtungen zur Weiterleitung an andere E-Mail-Adressen vergeben werden. Ausgeschiedene Mitarbeiter und Studierende können ihre E‑Mail-Adresse für eine Übergangszeit behalten, die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz, die auf die anstehende Löschung hinweist, sowie eine Weiterleitung an eine andere E-Mail-Adresse wird empfohlen.
E-Mail-Listen werden über einen eigenen Dienst umgesetzt. Dieser es erlaubt, verschiedene Typen von Mailinglisten einzurichten, sie zu verwalten und E-Mails in einer optimierten Form an die Empfänger verschickt. Der Antrag auf Einrichtung einer Mailingliste erfolgt formlos mit Nennung des Zwecks sowie eines Listenbesitzers über den IT-Service-Desk. Das Abonnieren der Liste erfolgt über eine Schnittstelle des Listenservers.
Für Institute und Einrichtungen, die eigene E-Mail-Server betreiben, stellt das Gauß-IT-Zentrum keine Weiterleitung auf Basis von Subdomains bereit. Die Einrichtung von MX-Records und die Freischaltung der notwendigen Firewall-Ports erfolgt auf formlosen Antrag.
Zusätzlich zum E-Mail-Dienst stellt das Gauß-IT-Zentrum über das zentrale E-Mail- und Groupware-System weitere Funktionen zur Verfügung, die sowohl über das Webmail-Interface wie entsprechende Clients (z.B. Outlook, Thunderbird) genutzt werden können:
- Kalender (mehrere pro Nutzer, auch gemeinsame Kalender)
- Aufgabenlisten
- Adressbücher (mehrere pro Nutzer, auch gemeinsame Adressbücher)
- Abwesenheitsnotizen und regelbasierte E-Mail-Verarbeitung (Weiterleitung, Sortieren in Verzeichnisse, automatische Antworten)
- Details zur Nutzung des Groupware-Systems sind in den Anleitungen beschrieben.
Als Ergänzung zum zentralen Groupware- und E-Mail-Dienst bietet das Gauß-IT-Zentrum einen zentralen E-Mail-Archiv-Dienst an. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der TU Braunschweig können E-Mails der dienstlichen Postfächer nach eigenen Regeln in ein spezielles Archiv-System archivieren lassen. Im E-Mail-Archiv können nicht nur E-Mails, sondern auch angehängte Microsoft-Office- und Libre/OpenOffice-sowie PDF-Dokumente, nach Suchbegriffen durchsucht werden. Der Zugriff auf das Archiv kann über folgende Möglichkeiten erfolgen:
- Software-Client (nur Windows)
- Web-Interface
- IMAP-Konto im E-Mail-Programm (z.B. Thunderbird, Outlook, etc)
Nutzerkreis
eingehende/ausgehende E-Mails: (1), (2), (3)
E-Mail-Konten: (1), (2), (3)
E-Mail-Alias: (1), (2), (3), natürliche Personen erhalten grundsätzlich nur 1 E-Mail-Alias
Mailinglisten: (1), (3)
E-Mail-Archiv: (1), (3)
Nutzung durch den Benutzer
Das Einrichten von MX-Records und/oder E-Mail-Verteilern wird formlos über den IT‑Service-Desk beantragt.
Abwesenheitsnotizen, Weiterleitung(en) und Verarbeitung der E-Mail sind vom Nutzer selbstständig konfigurierbar.
Randbedingungen und Voraussetzungen
Das Volumen einer einzelnen E-Mail ist auf 50 MB beschränkt.
Die Größe eines E‑Mailkontos ist auf 2 GB beschränkt.
Geschätzter Zeitaufwand
Einrichtungen und Änderungen dauern bis zu 2 Arbeitstage nach Eingang des Antrags.