4402 Bereitstellung des SAP-Systems

Version 1.00B vom 30.06.2011

Beschreibung

Das Gauß-IT-Zentrum stellt das zentrale, integrierte Anwendungssystem (SAP ERP) für die Finanz- und Personalverwaltung in einer dreistufigen Systemlandschaft bereit. Die Einhaltung der Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit werden ebenso wie die Konsistenz der zentralen Datenbank gewährleistet.

Das System besteht aus einer zentralen Datenbank, auf die verschiedene Module zugreifen. Im Einzelnen sind dies die Module:

  • Finanzbuchhaltung (FI)
  • Anlagenbuchhaltung (FI-AA)
  • Controlling (CO)
  • Haushaltsmanagement (PSM)
  • Personalverwaltung (HR-PA)
  • Stellenverwaltung (HR-OM)

Die Steuerung, Konfiguration und Administration des SAP-Systems wird über das SAP-Basismodul durchgeführt.

Das Gauß-IT-Zentrum stellt die auf dem SAP-PC benötigte Software zum Betrieb des Systems einschließlich Installationsanleitungen und Nutzerunterstützung zur Verfügung.

Die Lizenz- und die damit verbundene Chipkartenverwaltung wird ebenfalls über das Gauß-IT-Zentrum abgewickelt.

Schulungen im Berichtswesen (Bereich Haushaltsmanagement) werden auf Anforderung durch die Personalabteilung durchgeführt. Für Fragestellungen in diesem Bereich ist eine telefonische Beratung eingerichtet.

Das Gauß-IT-Zentrum gewährleistet die Sicherheit, die Funktionsfähigkeit und die Betriebsbereitschaft der Systeme.

Es ist für die Wartung, Reparatur und den Ersatz der eingesetzten Hard- und Software zuständig ebenso wie für Backup (täglich) und Recovery.

Nutzerkreis

(1), (3)

Nutzung durch den Benutzer

  • Neue Nutzer oder Änderungen vorhandener Nutzer im Bereich der Sachbearbeitung durch SAP-Nutzerantrag.
  • Installation SAP-Client über Nutzerantrag und Terminanforderung über IT-Service-Desk.
  • Änderungen der IP des SAP-Client über SAP-Nutzerantrag.

Randbedingungen und Voraussetzungen

Sachbearbeiterarbeitsplätze in den Einrichtungen müssen mit einem PC an das TUBSNET angeschlossen sein, und der SAP-Client und die Software „Secude“ müssen installiert sein.

Die Nutzer müssen im Besitz einer Chipkarte speziell für diese Anwendung sein. Die IP-Adresse des SAP-PC muss dem Gauß-IT-Zentrum mitgeteilt sein. Auf dem PC müssen Windows XP, ein Virenscanner, Firewall, automatischer Update installiert und vorkonfiguriert sein. Notwendig ist ein temporärer Administrator-Zugang.

Geschätzter Zeitaufwand

SAP-System:

  • Einrichten eines neuen Zugangs für Nutzer/Nutzerin: bis zu 8 Arbeitstage
  • Löschen eines Zugangs für Nutzer/Nutzerin: bis zu 5 Arbeitstage
  • Anpassung der Berechtigungen vorhandener Nutzer/Nutzerinnen: bis zu 8 Arbeitstage
  • Eintrag eines neuen oder Veränderung eines vorhandenen PC (IP-Adresse): bis zu 2 Arbeitstage
  • Freischaltung von Chipkarten: bis zu 1 Arbeitstag

Berichtswesen:

  • Schulungen im Berichtswesen: periodisch, abhängig vom Bedarf, Dauer der Schulung: 3 Arbeitstage

SAP-PC:

  • Neuer-SAP-Client Installation Auftrag (Institute und Einrichtungen)
  • Nutzerantrag in Verbindung mit Terminabsprache über IT-Service-Desk: bis zu 3 Arbeitstage
  • Ein dezentraler Administrator führt die Installation durch, das Gauß-IT-Zentrum stellt die Software, Anleitung und Lesegerät zur Verfügung. Senden per Hauspost: bis zu 2 Arbeitstage
  • Neuer-SAP-Client Installation Auftrag (Verwaltung): bis zu 1 Arbeitstag
  • Betreuung eines installierten SAP Clients (Problembehebung): bis zu 1 Arbeitstag