4403 Bereitstellung des CAFM-Systems

Version 1.01 vom 03.02.2017

Beschreibung

Das Gauß-IT-Zentrum stellt das Verwaltungssystem für die Gebäudedaten der TU Braunschweig bereit. Es gewährleistet die Sicherheit, die Funktionsfähigkeit und die Betriebsbereitschaft der Systeme.

Im Rahmen der Bereitstellung wird das System nach den Anforderungen der jeweiligen Nutzer konfiguriert, Anpassungen, Auswertungen und Schnittstellen werden ggf. programmiert. Die Einhaltung der Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit werden ebenso wie die Konsistenz der zentralen Datenbank gewährleistet.

Das System besteht aus einer zentralen Datenbank und einer integrierten Client-Software mit verschiedenen Modulen. Im Einzelnen sind dies die Module:

  • Flächenverwaltung (Raumdaten, Nutzungsarten, Nutzerkostenstellen)
  • Reinigungsverwaltung (Reinigungsfläche/-art, zuständige Hausmeister)
  • Baumaßnahmenverwaltung (Bauaufträge, Budgets, Fonds/Innenauftragsnummern/Kostenstellen)
  • Energieverwaltung (Verbrauchswerte/Zählerstände)
  • Webportal für die Darstellung des Energiebudgets und der Energieverbräuche

Die Anbindung an AutoCAD ist realisiert ebenso wie weitere Schnittstellen.

Die Client-Software wird den Nutzern auf den Clients zur Verfügung gestellt.

Das Gauß-IT-Zentrum gewährleistet die Sicherheit, die Funktionsfähigkeit und die Betriebsbereitschaft der Systeme sowie die Lizenzüberwachung.

Das Gauß-IT-Zentrum ist für die Wartung, Reparatur und den Ersatz der eingesetzten Hard- und Software zuständig ebenso wie für Backup und Recovery.

Nutzerkreis

(1) nur Webportal für Energiebudget und -verbräuche, (3)

Nutzung durch den Benutzer

Neue Nutzer oder Änderungen vorhandener Nutzer durch Nutzerantrag.

Neu- oder Änderungsanforderungen der Konfiguration, der Programmierung, der zentralen Schlüssel der Datenbank etc. durch Auftrag der Fachabteilungen an den IT-Service-Desk. Die Durchführung erfolgt ggf. in Form von Projekten.

Randbedingungen und Voraussetzungen

Sachbearbeiterarbeitsplätze müssen an das Verwaltungsnetz angeschlossen sein.

Konfigurationen, Programmierarbeiten und Spezialauswertungen können erst durchgeführt werden, wenn die Vorgaben rechtzeitig im Vorfeld in Zusammenarbeit mit der Abteilung Anwendungen auf die Umsetzbarkeit geprüft worden sind.

Geschätzter Zeitaufwand

  • Einrichtung eines neuen CAFM-Nutzers: bis zu 1 Arbeitstag (nach Nutzerantrag)
  • Änderung von Nutzerrechten im CAFM-System: bis zu 1 Arbeitstag
  • Löschung eines Nutzers aus dem CAFM-System: bis zu 1 Arbeitstag
  • Vergessenes Nutzer-Kennwort zurücksetzen: bis zu 4 Stunden
  • Änderungen an Schlüsseltabellen (z. B. neue Kostenstelle): bis zu 5 Arbeitstag
  • Support/Fehlersuche bei Anwenderproblemen: bis zu 1 Arbeitstag

Erstellung von Auswertungen:

  • Standardisierte Auswertungen: bis zu 1 Arbeitstag
  • Auswertungen mit besonderen Anforderungen: bis zu 5 Arbeitstag

Erstellung von Berichten:

  • Standardisierte Berichte: bis zu 1 Arbeitstag
  • Berichte mit besonderen Anforderungen: bis zu 5 Arbeitstag
  • Erstellung einer tagesaktuellen Testinstanz aus der Produktivdatenbank: bis zu 1 Arbeitstag

Datenbanksicherung:

  • Erstellung einer Adhoc-Datenbanksicherung: bis zu 1 Arbeitstag
  • Wiederherstellung einer Datenbanksicherung: bis zu 1 Arbeitstag

Regelmäßig wiederkehrende Dienstleistungen

Import von Energieverbrauchsdaten ins CAFM (im Auftrag von GB 3): 1 x monatlich

Bereitstellung von Gebäudedaten an SAP BW (im Auftrag von GB 2): 1 x monatlich