5211 Abrechnung der Druckkosten von Druckern in Rechner-Pools

Version 1.02 vom 02.07.2014

Beschreibung

Das Gauß-IT-Zentrum übernimmt die Abrechnung von Druckaufträgen in Rechner-Pool-Räumen von Instituten und Einrichtungen. Abgerechnet wird über das zentrale Druckerkonto der Benutzer mit Hilfe der  Benutzerkennung des Gauß-IT-Zentrums. Die abgerechneten Finanzmittel werden dem Betreiber des Rechner-Pools (im folgenden „Betreiber“ genannt) am Ende einer Abrechnungsperiode (Quartal) übertragen.  Die Beschaffung und Finanzierung der Verbrauchsmaterialien (Toner, Papier etc.) liegen in der Zuständigkeit des Betreibers des Pool-Raumes. Der Betrieb einschließlich der Fehlerbehebung und Reparatur sowie das Bestücken der Drucker liegen weiterhin in der Verantwortung des jeweiligen Betreibers.

Nutzerkreis

(1) Betreiber eines Rechner-Pools

Nutzung durch den Benutzer

Der Betreiber stellt einen formlosen Antrag beim Gauß-IT-Zentrum zur Einbindung der Drucker des Rechner-Pools in die Druckkostenabrechnung des Gauß-IT-Zentrum. Nach technischer Prüfung (u.a. Netzwerk, Druckertyp) richtet das Gauß-IT-Zentrum eine Druckerschlange ein und unterstützt die Betreiber bei der Einrichtung der Druckertreiber.

Das Verbrauchsmaterial wird vom Betreiber des Rechner-Pools eigenständig beschafft und zwischengelagert. Das Bestücken der Drucker mit Verbrauchs­material und das Beheben von Fehlern liegen weiterhin in der Verantwortung des Betreibers. Ersatzbeschaffungen, Wartungen und der Austausch von Verschleißteilen werden durch den Betreiber getragen.

Randbedingungen und Voraussetzungen

  • Der Drucker wird vom Institut oder der Einrichtung gestellt. Hierbei muss es sich um einen Druckertyp handeln, der vom Gauß-IT-Zentrum unterstützt wird und den von dort vorgegebenen Standards entspricht.
  • Ein Netzwerkanschluss ist vorhanden.
  • Der Betreiber stellt die Zwischenlagerung und die Bestückung der Drucker mit Verbrauchsmaterial sicher.
  • Der Betreiber stellt den Betrieb (Ersatz, Störungsbeseitigung und Reparatur) sicher.
  • Die Benutzer der Rechner-Pools verfügen über eine Benutzerkennung des Gauß-IT-Zentrum und ein entsprechend abrechenbares Guthaben (Bonus oder Einzahlung).
  • Auf den Pool-Rechnern ist die Abrechnungsanwendung des Gauß-IT-Zentrums installiert.
  • Die Erstattung von Fehldrucken (oder anderen fehlerhaften Buchungen) erfolgt durch den Betreiber des Rechner-Pools. Die Reklamation erfolgt beim zuständigen Ansprechpartner auf Seiten des Betreibers, welcher diese in Eigenregie bearbeitet. Fehldrucke sind innerhalb von zwei Wochen zu reklamieren, der Kontostand gilt zwei Monate nach Semesterende als akzeptiert.

Geschätzter Zeitaufwand

Die Einbindung in die Abrechnung kann innerhalb von 3 Wochen nach Beantragung und positiver Begutachtung eingerichtet werden.