Eine gemeinsame Verarbeitung liegt vor, wenn zwei oder mehrere Personen, Einrichtungen, Fakultäten, Institute oder andere Stellen mit Anderen gemeinsam Daten verarbeiten wollen und hierfür über die Zwecke (z.B. Nutzung Forschungsprojekt) und Mittel (z.B. Serversysteme, Sicherheitsvorkehrungen, Speicherdauer) der Verarbeitung entscheiden.
Diese Checkliste soll die Feststellung vereinfachen, ob eine gemeinsame Verantwortlichkeit für eine Datenverarbeitung vorliegt:
- Welche Personen, Einrichtungen, Fakultäten oder Stellen sind an der Datenverarbeitung beteiligt?
- Existieren oder sind spezifische (An-)Weisungen an eine der beteiligten Personen, Einrichtungen, Fakultäten oder Stellen geplant?
- Existiert eine gemeinschaftliche Datenbank oder ein Speicherort der Daten, auf den Parteien vergleichbare bzw. nahezu identische Zugriffsrechte haben?
- Welche Personen, Einrichtungen, Fakultäten oder Stellen haben direkten Einfluss auf die eingesetzten Mittel der Datenverarbeitung? (Dies bezieht sich auf Entscheidungen, bei denen die betreffende(n) Stelle(n) andere Beteiligte am System überstimmen können, oder bei der Entscheidungen nur durch diese Stellen getroffen werden dürfen.)
- Welche Personen, Einrichtungen, Fakultäten oder Stellen haben direkten Einfluss auf den Zweck der Datenverarbeitung? (Dies bezieht sich auf die Entscheidung, warum eine Datenverarbeitung überhaupt stattfindet und welche Parteien die Daten nutzen dürfen.)
Sofern einen gemeinsame Verantwortlichkeit vorliegt, muss einen entsprechende Vereinbarung zwischen den gemeinsam Verantwortlichen, d.h. zwischen den Beteiligten, geschlossen werden.