Version 1.01 vom 03.02.2017
Beschreibung
Das Gauß-IT-Zentrum stellt das zentrale, integrierte Verwaltungssystem für die Bewerber-, Studierenden-, Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung bereit. Es gewährleistet die Sicherheit, die Funktionsfähigkeit und die Betriebsbereitschaft der Systeme. Im Rahmen der Bereitstellung wird das System nach den Anforderungen der jeweiligen Nutzer konfiguriert, Anpassungen, Auswertungen und Schnittstellen werden ggf. programmiert. Die Einhaltung der Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit werden ebenso wie die Konsistenz der zentralen Datenbank gewährleistet.
Das System besteht aus einer zentralen Datenbank, auf die verschiedene Module zugreifen. Im Einzelnen sind dies die Module:
- Onlinebewerbung, -immatrikulation und Zulassungsverfahren
- Studierendenverwaltung und Onlinebescheinigungen für Studierende
- Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung und damit verbundene Onlinefunktionen wie z.B. Anmeldung zu Prüfungen, Noteneingabe, Seminarplatzvergabe, Praktikumsverwaltung und Bescheinigungen
Die Client-Software wird den sachbearbeitenden Nutzern der Verwaltung auf den Clients zur Verfügung gestellt. Die Nutzer der Fakultäten erhalten Zugang über Terminalserver. Die Onlinefunktionen werden über Webserver zur Verfügung gestellt.
Das Gauß-IT-Zentrum ist für die Wartung, Reparatur und den Ersatz der eingesetzten Hard- und Software zuständig ebenso wie für Backup (täglich) und Recovery.
Nutzerkreis
(1), (2), (3), (4) Studienbewerber und Interessierte
Nutzung durch den Benutzer
- Neue Nutzer oder Änderungen vorhandener Nutzer im Bereich der Sachbearbeitung (Verwaltung, Prüfungsämter, auch Dozenten) durch Nutzerantrag vom Dienstvorgesetzten.
- Teilnahme an Onlinefunktionen für Studierende werden über die zuständigen Fakultäten koordiniert.
- Neu- oder Änderungsanforderungen der Konfiguration, der Programmierung, der zentralen Schlüssel der Datenbank etc. durch Auftrag der Fachabteilungen an den IT-Service-Desk. Die Durchführung erfolgt ggf. in Form von Projekten.
- Im zentralen Webauftritt gibt es einen Link auf die Informationsseiten. Diese sind ohne Authentifizierung lesbar.
- Die Vorgaben für ein Online-Bewerbungsverfahren zu einem Wintersemester (Sommersemester) müssen im Januar (Oktober) vorliegen. Das Erstellen/Konfiguration der Online-Bewerberverfahren wird im Zeitraum Januar – Juni (Oktober – November) vorgenommen.
- Die Vorgaben für ein Zulassungsverfahren zu einem Wintersemester (Sommersemester) müssen im Januar (Oktober) vorliegen. Das Erstellen/Konfiguration der Zulassungsverfahren wird im Zeitraum Januar – August (Oktober – November) vorgenommen.
Randbedingungen und Voraussetzungen
- Sachbearbeiterarbeitsplätze in den Einrichtungen müssen mit einem PC an das Verwaltungsnetz angeschlossen sein.
- Nutzer der Onlinefunktionen müssen eine Benutzerkennung im TUBSNET haben.
- Konfigurationen, Programmier- und Schnittstellenarbeiten sowie Spezialauswertungen können erst durchgeführt werden, wenn die Vorgaben rechtzeitig im Vorfeld in Zusammenarbeit mit der Abteilung Anwendungen auf die Umsetzbarkeit geprüft worden sind.
Geschätzter Zeitaufwand
Neue gesetzliche Regelungen: zeitnahe Umsetzung, je nach Umfang
Änderungen der zentralen Schlüssel und Umsetzung der Auswirkungen auf die Module: abhängig vom Aufwand
Neue Studiengänge in die Datenbank einpflegen: bis zu 5 Arbeitstage
“Wahlfachgruppen” dementsprechend eintragen: bis zu 5 Arbeitstage
Erstellen der Listen und Verzeichnisse für das Wahlamt: bis zu 5 Arbeitstage
Gebührenänderungen eintragen: bis zu 1 Arbeitstag
Umsetzung bzw. Änderung einer Prüfungsordnung: nach Prioritäten, je nach Umfang
- Erstellung von Auswertungen: abhängig von den Anforderungen
- Standardisierte Auswertungen: bis zu 1 Arbeitstag
- Auswertungen mit besonderen Anforderungen: bis zu 5 Arbeitstage
Erstellung von Berichten:
- Standardisierte Berichte: bis zu 1 Arbeitstag
- Berichte mit besonderen Anforderungen: bis zu 10 Arbeitstage
Erstellen der Online-Anmeldung für einen Prüfungstermin eines Studienganges:
- Standardisierter Studiengang: bis zu 20 Arbeitstage
- Studiengang mit besonderen Anforderungen: bis zu 75 Arbeitstage
Eintragen eines Prüfers für die Online-Noteneingabe: bis zu 5 Arbeitstage
Erstellung einer Online-Bescheinigung für einen Studiengang:
- Standardisierter Studiengang: bis zu 60 Arbeitstage
- Studiengang mit besonderen Anforderungen: bis zu 130 Arbeitstage
Erstellung einer Online-Seminarvergabe:
- Vorhandene Vergabe: bis zu 20 Arbeitstage
- Neue Vergabe: bis zu 130 Arbeitstage
Erstellung von Studierendenstatistiken auf Anfrage:
- Standardstatistik: bis zu 3 Arbeitstage
- Statistik mit besonderen Anforderungen: abhängig vom Aufwand
Anpassung vorhandener Schnittstellen von und zu anderen Systemen: bis zu 1 Arbeitstag